Vacature – Office Manager

Let op:

Sollicitaties zonder motivatiebrief worden niet in behandeling genomen.
Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld en zal niet op worden gereageerd.

Over Stichting Utrecht Science Park

Stichting Utrecht Science Park behartigt de belangen van de partners op het Utrecht Science Park, het grootste science park van Nederland met meer dan 31.000 werknemers en 55.000 studenten. We richten ons op gezamenlijke marketing en communicatie, community building, events, lobby, acquisitie vestigingsklimaat en leefbaarheid van het Utrecht Science Park. Samen met onze partners versterken we zo de economische en maatschappelijke impact van deze unieke kennisconcentratie. Enkele van deze toonaangevende partners zijn: Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht, UMC Utrecht, het Prinses Máxima Centrum, RIVM, Nutricia Danone, Genmab, Merus, Bilthoven Biologicals en stads/regiopartners als Provincie, Gemeente Utrecht, ROM Utrecht Region, EBU en Utrecht & Partners.

De stichting bestaat uit een team van circa 10 fte, afhankelijk van lopende projecten wordt het team aangevuld met externe krachten.

Functie

Als Office Manager (32-40 uur) vervul je een spilfunctie binnen ons team. Je hebt een divers takenpakket en je bent het visitekaartje van de organisatie. Je draagt zorg voor de uitstraling van het kantoor, bezoekers worden professioneel en enthousiast door jou ontvangen en je biedt professionele administratieve ondersteuning aan de directeur-bestuurder en het team. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit agendabeheer, het redigeren van stukken voor de Raad van Toezicht en andere bestuurlijke overleggen, het boeken en faciliteren van vergaderruimten, telefoon-, email- en postafhandeling. Je regelt alle operationele taken binnen het inkoopproces, facilitaire zaken en de daaruit voortvloeiende administratieve taken waaronder het voorbereiden van betalingen en het administreren en verzenden van facturen en bestellingen. Je bent het primaire aanspreekpunt van onze accountant voor het aanleveren van de stukken voor de boekhouding en salarisadministratie die extern wordt verzorgd. Je onderhoudt de contacten met externe contractspartijen, zoals pensioenfonds, verzekeraars, verhuurder, schoonmaak en de leverancier zoals van onze ICT-diensten.

Oftewel: je bent verantwoordelijk voor een veelzijdig takenpakket en doordat je voor en met verschillende collega’s en relaties werkzaamheden uitvoert, is geen dag hetzelfde!

Jouw profiel

Jouw visie van een plezierige werksfeer is een sfeer binnen het team waarbij hard werken hand in hand gaat met veel werkplezier. Je beschikt over het vermogen om vijf stappen vooruit te denken, durft initiatief te nemen en communiceert duidelijk. Er schuilt een gezonde dosis gedrevenheid en passie in jou en dit komt terug in jouw werkhouding. Belangrijk binnen deze rol is dat je creatief bent in je manier van denken en communiceren. Je hebt de intentie om van iedere taak een succes te maken en bijt je daar ook graag in vast. Daarbij ben je flexibel, servicegericht en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen. Je vindt het leuk om ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is achter de schermen en je helpt anderen graag.

Wij bieden

Een uitdagende en afwisselende baan (32-40 uur) met eigen verantwoordelijkheden binnen een professionele, inspirerende netwerkorganisatie waarbij je ook veel externe contacten opdoet binnen en buiten het Utrecht Science Park.
Veel vrijheid om je verder te ontwikkelen, in een dynamische omgeving met deskundige en plezierige collega’s.
Gevarieerde werkzaamheden binnen een gezellig team.
Salarisindicatie tussen €3.000- €3.500 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek (mede afhankelijk van kennis en ervaring).
Vakantietoeslag van 8% en dertiende maand.
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenregeling bij ABP, 28 vakantiedagen, reiskostenvergoeding, laptop etc.

Vereisten

Afgeronde secretariële opleiding
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
HBO werk- en denkniveau
Goede kennis van het MS-Officepakket
Goede beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift) en Engelse taal (woord)
Ervaring met administratie
Affiniteit met IT is een pré
Zelfstandig en meedenkend
Voelsprieten voor in- en externe verhoudingen.

Sluitingsdatum, startdatum en standplaats:

Sluitingsdatum vacature: 12 juni 2026
Startdatum functie: in overleg, maar bij voorkeur z.s.m.
Standplaats: Heidelberglaan 11 te Utrecht

Enthousiast geworden?

We ontvangen graag je motivatiebrief waarin staat waarom je graag bij Stichting Utrecht Science Park wilt werken en waarom jij de ideale kandidaat bent om ons team te komen versterken.
Deze brief stuur je samen met je cv of LinkedIn profiel naar sollicitatie@utrechtsciencepark.nl.
Voor extra informatie en vragen kun je contact opnemen met Mieke de Bruin via 06-12824390.

We kijken uit naar je brief en CV!