Office Manager bij Stichting Utrecht Science Park (32-40 uur)

Startdatum:       1 november 2025
Standplaats:       Heidelberglaan 11 te Utrecht

Het gebied
Utrecht Science Park is een dynamische omgeving om te werken Met meer dan 31.000 werknemers en 55.000 studenten zijn we het grootste science park van Nederland. Samen werken we aan een gezonde, duurzame samenleving.

Stichting Utrecht Science Park
Stichting Utrecht Science Park richt zich op gezamenlijke profilering, community building, events en lobby van het Utrecht Science Park. Dit doen we samen met partners zoals Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht, UMC Utrecht, het Prinses Máxima Centrum, RIVM en R&D bedrijven zoals Genmab, Merus en GenDx en onze satellietlocaties Utrecht Science Park Bilthoven en Utrecht Science Park Zeist.

De stichting bestaat uit een team van ongeveer 10 fte en wordt afhankelijk van lopende projecten aangevuld met externe krachten.

Functie
Als Office Manager vervul je een spilfunctie binnen ons team. Je hebt een divers takenpakket en je bent het visitekaartje van de organisatie. Je draagt zorg voor de uitstraling van het kantoor, bezoekers worden professioneel en enthousiast door jou ontvangen en je biedt professionele administratieve ondersteuning aan de directeur-bestuurder en het team. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit agendabeheer, het redigeren van stukken voor de Raad van Toezicht en andere bestuurlijke overleggen, het boeken en faciliteren van vergaderruimten, telefoon-, email- en postafhandeling. Je regelt alle operationele taken binnen het inkoopproces, facilitaire zaken en de daaruit voortvloeiende administratieve taken waaronder het voorbereiden van betalingen en het administreren en verzenden van facturen en bestellingen. Je bent het primaire aanspreekpunt van onze accountant voor het aanleveren van de stukken voor de boekhouding en salarisadministratie die extern wordt verzorgd. Je onderhoudt de contacten met externe contractspartijen, zoals pensioenfonds, verzekeraars, verhuurder, schoonmaak en de leverancier zoals van onze ICT-diensten.

Oftewel: je bent verantwoordelijk voor een veelzijdig takenpakket en doordat je voor en met  verschillende collega’s en relaties werkzaamheden uitvoert, is geen dag hetzelfde!

Jouw profiel
Jouw visie van een plezierige werksfeer is een sfeer binnen het team waarbij hard werken hand in hand gaat met veel werkplezier. Je beschikt over het vermogen om vijf stappen vooruit te denken, durft initiatief te nemen en communiceert duidelijk. Er schuilt een gezonde dosis gedrevenheid en passie in jou en dit komt terug in jouw werkhouding. Belangrijk binnen deze rol is dat je creatief bent in je manier van denken en communiceren. Je hebt de intentie om van iedere taak een succes te maken en bijt je daar ook graag in vast. Daarbij ben je flexibel, servicegericht en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen. Je vindt het leuk om ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is achter de schermen en je helpt anderen graag.

Wij bieden

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheden binnen een
  professionele netwerkorganisatie en omgeving (32- 40 uur)
• Een marktconform salaris (op basis van 40 uur) van euro 3600-4000, exclusief 8% vakantietoeslag en eindejaarsbonus
• Gevarieerde werkzaamheden binnen een gezellig team
• Een werkomgeving waar men op een directe en respectvolle manier met elkaar omgaat.

Vereisten

• Afgeronde secretariële opleiding
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
• HBO werk- en denkniveau
• Goede kennis van het MS-Officepakket
• Vloeiend in Nederlands (in woord en geschrift) en goede beheersing van de Engelse taal (woord)
• Ervaring met administratie
• Affiniteit met IT is een pré
• Zelfstandig en meedenkend
• Voelsprieten voor in- en externe verhoudingen.
• Voorkeur woonachtig in regio/provincie Utrecht

Enthousiast geworden?
We ontvangen graag je motivatiebrief waarin staat waarom je graag bij Stichting Utrecht Science Park wilt werken en waarom jij de ideale kandidaat bent om ons team te komen versterken.

Deze brief stuur je samen met je cv of LinkedIn profiel naar sollicitatie@utrechtsciencepark.nl.
Voor extra informatie en vragen kun je contact opnemen met Mieke de Bruin via 06-12824390.
De sluitingsdatum van de vacature is 16 oktober 2025.
We kijken uit naar je brief!

Werken op het Utrecht Science Park

Wat als je dag in dag uit zou kunnen helpen om de wereld beter te maken?
Dat is Utrecht Science Park. Een unieke en inspirerende plek om te werken, te studeren en verbindingen te leggen. Waar ideeën en carrières tot bloei kunnen komen, en waar je een fantastische nieuwewerkgever kunt vinden in onderzoek & ontwikkeling, gezondheidszorg of onderwijs.

Met meer dan 31.000 werknemers en 55.000 studenten is dit het grootste science park van Nederland. Samen met onze twee prachtige satellietlocaties Utrecht Science Park Bilthoven en Utrecht Science Park Zeist, werken we aan baanbrekende oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen, zodat we een gezonde, duurzame samenleving kunnen creëren.

Hier profiteer je van talloze netwerk- en carrièremogelijkheden, in een omgeving die het beste in je naar boven haalt. De komende jaren zal Utrecht Science Park blijven groeien. Dit betekent meer organisaties, meer banen, meer kansen.

Dit is Utrecht Science Park. Een plek om te werken, te leren en te groeien. Samen kunnen we een impact maken. Ontdek alle mogelijkheden om de volgende stap in je carrière te zetten.

Ben jij klaar om deel uit te maken van deze unieke community?

Bekijk de vacatures op het Utrecht Science Park